Gedragscode voor Leveranciers
Inleiding
MWingz beschouwt de mens, de samenleving en de planeet als haar belangrijkste pijlers en streeft ernaar bij te dragen aan de economische, ecologische, technologische en sociale vooruitgang door een duurzame ontwikkeling te verwezenlijken.
MWingz streeft naar duurzame groei door prioriteit te geven aan sociale, maatschappelijke en milieuvraagstukken.
MWingz wil dat de technologische bijdrage voordelig, ethisch en met respect voor de mensenrechten en vriendelijker voor het milieu is om individuen, gemeenschappen en hele naties het vertrouwen te geven om voordeel te halen uit de digitale wereld.
MWingz streeft ernaar digitale ongelijkheden te verminderen door inclusieve oplossingen aan te bieden die voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk zijn.
Daarom eist MWingz dat de Leverancier deze Principes (zie 2.Onderliggende Principes hieronder) implementeert in zijn gehele toeleveringsketen.
Deze Gedragscode voor Leveranciers is niet bedoeld ter vervanging van de wet- en regelgeving die van kracht is in het land waar de leveranciers van MWingz actief zijn. Zij beoogt deze wetten en voorschriften aan te moedigen en te respecteren, en ervoor te zorgen dat zij getrouw en effectief worden gehandhaafd.
1. Verband met Nationale en Internationale Wetgeving
Naast de naleving van de volgende bepalingen, zoals hieronder uiteengezet in de paragrafen 1 tot en met 6, zal de Leverancier zich altijd houden aan de toepasselijke wetten, regelgevende bepalingen en alle contractuele verplichtingen zoals overeengekomen tussen de Leverancier en MWingz (“de Partijen”).
In geval van tegenstrijdigheden tussen nationale wetten en de normen in dit beleid, prevaleren de eerste, hoewel de normen in dit beleid zoveel mogelijk moeten worden nageleefd. De Partijen komen overeen dat het naleven van deze Gedragscode voor Leveranciers een essentiële contractuele verplichting is in het kader van het Contract. Onder een Overeenkomst wordt verstaan een overeenkomst tussen MWingz en de Leverancier ongeacht de vorm van deze Overeenkomst (AV, raamovereenkomst, mondelinge overeenkomst etc.) De Leverancier zal zijn aannemers en/of onderaannemers (hierna te noemen “Onderaannemers”) binden aan de Principes van deze Gedragscode voor Leveranciers voor zover zij betrokken zijn bij het leveren van deliverables onder het Contract
2. Onderliggende Principes
MWingz is van mening dat duurzaam ondernemen hand in hand gaat met een vastberaden naleving van de mensenrechten en eist daarom van de Leverancier dat hij de mensenrechten en in het bijzonder de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van het kind, evenzeer eerbiedigt en naleeft. De Leverancier eerbiedigt de integriteit, de persoonlijke waardigheid en de rechten van ieder individu.
3. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Gezondheid en Veiligheid
3.1 Vrijheid van Vereniging en het Recht om Collectief te Onderhandelen MWINGZ respecteert het recht op vrijheid en het recht op collectieve onderhandeling en eist van haar Leveranciers dat zij dienovereenkomstig handelen.
De Leverancier zal trachten internationaal erkende normen, zoals ILO Conventies, te implementeren en zal de nationale wetgeving niet overtreden. Hij zal ervoor zorgen dat zijn werknemers en vertegenwoordigers, met inbegrip van uitzendkrachten, zich in hun bedrijf openlijk kunnen uitspreken over aangelegenheden die verband houden met hun arbeidsomstandigheden.
3.2 Kinderarbeid Kinderarbeid is ten strengste verboden. Onder “Kinderarbeid” wordt verstaan de definitie van de ILOIPEC en van artikel 32 van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van het kind (IVRK). De Leverancier zal zich niet inlaten met kinderarbeid of enige vorm van dwangarbeid, zoals gedefinieerd in de IAO-verdragen.
3.3 Anti-slavernij en dwangarbeid MWingz eist van de Leverancier dat deze zich krachtig opstelt tegen elke vorm van slavernij en/of mensenhandel en dringt er bij de Leverancier op aan zich aan te sluiten bij MWINGZ in de strijd tegen dergelijke praktijken.
Het gebruik van dwangarbeid, slavenarbeid of verplichte arbeid is verboden, en werknemers zijn vrij om hun dienstverband te beëindigen na een redelijke opzegtermijn. Werknemers zijn niet verplicht om geld of identiteitsdocumenten in bewaring te geven bij hun werkgever. Elke vorm van slavernij is verboden. De Leverancier moet zich ook houden aan alle normen die zijn opgesteld door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO).
3.4 Diversiteit en Non-Discriminatie De Leverancier verbiedt en bestrijdt discriminatie op grond van ras, huidskleur, geslacht, seksuele geaardheid, taal, handicap, godsdienst, politieke of andere overtuiging, nationale of sociale afkomst, eigendom, geboorte of andere status. De Leverancier bevordert diversiteit, gelijke kansen en gelijke behandeling in alle arbeidspraktijken.
De Leverancier behandelt alle werknemers met respect en maakt geen gebruik van lijfstraffen, mentale of fysieke dwang, enige vorm van misbruik of intimidatie of dreiging met een dergelijke behandeling.
3.4 Bezoldiging De Leverancier moet een loon bieden dat in overeenstemming is met de nationale wettelijke normen inzake minimumloon en moet inhoudingen op het loon bij wijze van disciplinaire maatregel vermijden. Indien er geen nationale wettelijke normen bestaan, moet het loon voldoende zijn om in de basisbehoeften te voorzien (ILO C131 – Verdrag betreffende de vaststelling van minimumlonen). De basis waarop de werknemers worden betaald, moet hen tijdig en duidelijk worden meegedeeld. De leverancier zal inhoudingen op het loon niet als disciplinaire maatregel gebruiken.
3.5 Werkuren Werkuren, inclusief overwerk, moeten voldoen aan de toepasselijke lokale wetgeving. Indien er geen nationale wettelijke normen bestaan, zijn de IAO-normen van toepassing. De Leverancier respecteert de behoefte van de individuele werknemer aan herstel en waarborgt dat alle werknemers recht hebben op een toereikende arbeidsonderbreking met behoud van loon.
3.6 Gezondheid en Veiligheid De Leverancier zal zijn werknemers een veilige en gezonde werkplek bieden en dient doeltreffende programma’s uit te voeren om – waar nodig – de werkomgeving te verbeteren. De Leverancier dient alles in het werk te stellen om gevaren te beheersen en de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen te treffen tegen ongevallen en beroepsziekten. De Leverancier zorgt voor adequate en regelmatige opleiding om ervoor te zorgen dat werknemers worden voorgelicht over gezondheids- en veiligheidskwesties. Dit omvat de verstrekking van en instructies voor het gebruik van passende persoonlijke beschermingsmiddelen. De Leverancier zorgt ervoor dat, waar hij huisvesting aanbiedt, deze schoon en veilig is en voorziet in de basisbehoeften van de werknemers en, waar van toepassing, van hun gezinnen. De Leverancier wordt aangemoedigd een gezondheids- en veiligheidsbeheerssysteem in te voeren dat gebaseerd is op internationale normen zoals OHSAS 18001 of soortgelijke normen.
3.7 Tuchtprocedures Werknemers moeten met respect en waardigheid worden behandeld. Fysiek of verbaal misbruik, met inbegrip van seksuele intimidatie en seksueel misbruik of elke andere vorm van pesterij, is verboden. Bedreigingen of andere vormen van intimidatie zijn verboden.
4. Praktijken voor Milieuverantwoordelijkheid
4.1 Bescherming van het milieu
MWingz zet zich in om zaken te doen met respect voor het milieu en verlangt van de Leverancier dat hij dienovereenkomstig handelt.
De Leverancier zal initiatieven ondernemen om een grotere verantwoordelijkheid voor het milieu te bevorderen en de ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technologieën aan te moedigen.
De Leverancier zal handelen in overeenstemming met de relevante lokale en internationaal erkende milieunormen en de toepasselijke lokale wetgeving, waarbij de hoogste standaard zal worden toegepast, in het bijzonder met inbegrip van ROHS en WEEE (zoals verder uiteengezet in het betreffende Contract).
De Leverancier zal zijn invloed op het milieu minimaliseren en dient maatregelen te implementeren die bijdragen aan de bescherming van het milieu.
MWingz verwacht van Leveranciers dat zij de regels van de circulaire economie volgen gedurende de gehele levenscyclus van het product: conceptie, ontwikkeling, productie, transport, gebruik en verwijdering en/of recycling. De Leverancier zal gevaarlijke luchtemissies, energieverbruik en CO2- emissies minimaliseren of ernaar streven deze te vermijden. In het bijzonder ontwikkelt de leverancier producten en diensten met een laag energieverbruik en een lage CO2-uitstoot gedurende de hele levenscyclus.
De leverancier verkrijgt en houdt zich aan alle noodzakelijke vergunningen en streeft naar de invoering van een milieubeheersysteem dat gebaseerd is op internationale normen zoals ISO 14001.
4.2 Natuurlijke Hulpbronnen en afvalbeheer De Leverancier zal het gebruik van materialen en hulpbronnen bij de aankoop of productie van goederen beperken om zijn impact op het milieu te minimaliseren. De Leverancier wordt aangemoedigd de bron van conflictmineralen op te sporen, de transparantie in zijn eigen toeleveringsketen te bevorderen en hiertoe maatregelen in te voeren.
Alle wetten en voorschriften moeten worden nageleefd en alle handelingen moeten worden verricht op een manier die de hulpbronnen ontziet. Er moeten processen zijn om het efficiënte gebruik van eindige hulpbronnen (energie, water, grondstoffen) actief te verbeteren. Er moeten maatregelen worden genomen om het vrijkomen van schadelijke emissies en de impact van producten en diensten op het milieu tot een minimum te beperken. Alle afvalmaterialen moeten op een correcte en milieuverantwoorde manier worden verwijderd.
Het gebruik van zeldzame grondstoffen moet worden beperkt of waar mogelijk worden vermeden. Indien deze zeldzame materialen of onderdelen die dergelijke materialen bevatten, worden gebruikt, moeten zij visueel identificeerbaar zijn en moeten zij zoveel mogelijk gemakkelijk kunnen worden geëxtraheerd om de recycling te vergemakkelijken.
Het afval dat door al zijn activiteiten wordt geproduceerd, moet worden geïdentificeerd, gecontroleerd en beheerd. De Leverancier zal ernaar streven het afval te verminderen. Afvalverwerking dient in overeenstemming te zijn met de toepasselijke milieuwetgeving.
5. Verboden handelspraktijken
5.1 Anti-Corruptie MWingz is fel gekant tegen en verbiedt elke vorm van corruptie en hanteert in dit verband een nultolerantienorm.
De Leverancier onthoudt zich van elke vorm van corruptie of handelingen die mogelijkerwijs als zodanig kunnen worden opgevat.
De Leverancier mag geen onwettige voordelen aanbieden, beloven of toekennen aan nationale of internationale overheidsambtenaren of besluitvormers die actief zijn in de privésector, met het oog op een voorkeursbehandeling of gunstige beslissing; hetzelfde geldt voor schenkingen, geschenken of uitnodigingen voor zakelijke maaltijden en evenementen.
De Leverancier mag zich geen voordelen laten aansmeren of aanbieden, en mag deze niet aanvaarden indien dit bij de partij die de voordelen aanbiedt de schijn kan of zal wekken dat hij aldus bij zakelijke beslissingen kan worden beïnvloed. Evenmin mag de Leverancier om voordelen vragen. De Leverancier vermijdt belangenconflicten die kunnen leiden tot risico’s van corruptie. Indien de Leverancier tevens klant is van MWingz, zal hij hieruit geen ongerechtvaardigde voordelen trekken en inkoop en verkoop strikt gescheiden houden.
De Leverancier verplicht zich, en verlangt van zijn directeuren, functionarissen, werknemers, leveranciers, gelieerde ondernemingen, Onderaannemers en elke respectievelijke vertegenwoordiger (hierna de “Derden”): – de regels van deze paragraaf 5.1 samen met de voorschriften van paragraaf 1 (“de Regels”) na te leven, met passende middelen voor de doeltreffende uitvoering en handhaving van een compliance-kader; – dat (i) Derden betrokken bij de uitvoering van de Overeenkomst de Regels naleven en dat (ii) alle noodzakelijke middelen gebruikt door Derden voor de uitvoering van de Overeenkomst in overeenstemming zijn met de Regels. Teneinde de naleving van de Regels voor de duur van de Overeenkomst te verzekeren, zal de Leverancier MWingz op verzoek en te allen tijde alle elementen verstrekken die nodig zijn om deze naleving vast te stellen, en zal hij MWingz onverwijld op de hoogte brengen wanneer hij weet of reden heeft om te weten, van elke nietnaleving van de Regels door hemzelf of een Derde, evenals van de corrigerende maatregelen die zijn genomen om de naleving van de Regels te verzekeren. Een wezenlijke niet-naleving van de Regels kan leiden tot een beëindiging van het Contract in overeenstemming met de bepalingen ervan.
5.2 Concurrentie De Leverancier eerbiedigt en houdt zich aan het nationale, Europese en internationale mededingingsrecht.
5.3 Sponsoring Alle sponsoringmaatregelen van Leveranciers moeten in overeenstemming zijn met de geldende wetgeving.
5.4 Politieke bijdragen De Leverancier zal geen geld doneren of geldelijke voordelen toekennen aan een politieke partij, tenzij dit bij wet is toegestaan.
5.5 Het witwassen van geld De Leverancier neemt alle maatregelen om het witwassen van geld binnen zijn invloedssfeer te voorkomen.
5.6 Gegevensbeveiliging en -bescherming De Leverancier zal zich houden aan alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (met inbegrip van de GDPR) en alle specifieke vereisten inzake gegevensbescherming en beveiliging die in het Contract zijn overeengekomen.
De Leverancier verbindt zich ertoe alleen persoonsgegevens te verwerken voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van het Contract.
6. Controle en Sociale, Milieu- en Compliance Audits
Teneinde de naleving van de Principes zoals uiteengezet in de Gedragscode voor Leveranciers te verzekeren voor de duur van de Overeenkomst, zal de Leverancier op verzoek alle elementen verstrekken die nodig zijn om deze naleving vast te stellen, en zal hij MWingz onverwijld op de hoogte brengen wanneer hij weet of reden heeft om te weten dat de Principes niet worden nageleefd door hemzelf of door een Onderaannemer, evenals van de correctieve maatregelen die werden genomen om de naleving van de Principes te verzekeren. In geval van wijziging van het wettelijk en/of regelgevend kader, alsook bij elke gerechtelijke beslissing die een schending van de Principes door één van de Partijen zou inhouden, kan MWINGZ de relevante wijzigingen invoeren die de Leverancier zal naleven. Indien niet voorzien in het Contract, is het volgende van toepassing voor Sociale, Milieu en Compliance Audits:
MWingz en/of haar gemachtigde hebben het recht om controleactiviteiten uit te voeren ten aanzien van de Leverancier en zijn Onderaannemers om de daadwerkelijke conformiteit van de Leverancier en Onderaannemers met de Principes te evalueren. Dit omvat het recht van
MWingz en/of haar gevolmachtigde om audits uit te voeren met inbegrip van inspecties ter plaatse, vragenlijsten en/of interviews met geselecteerde werknemers op de terreinen, bouwterreinen en/of andere locaties van de Leverancier waar werkzaamheden worden uitgevoerd voor rekening van de Leverancier.
De Leverancier erkent dat MWingz het recht heeft om nadere informatie te vragen en te ontvangen (bijv. EcoVadis/E-TASC/zelfevaluaties), indien dit noodzakelijk wordt geacht. Op verzoek van MWingz stelt de Leverancier MWingz in kennis van de maatregelen die zijn genomen om de naleving van de beginselen te waarborgen. In het geval van non-conformiteit met de Principes, zal elke non-conformiteit aan MWINGZ worden gemeld en gevolgd worden door een specifiek verbeteringsplan dat op termijn moet worden uitgevoerd.
MWingz behoudt zich ook het recht voor om elk gedocumenteerd bewijs (procedure, certificering, rapport, …) in verband met een CSR (Corporate Social Responsibility) evaluatie te vragen. Voor elk contract van minimum €125.000 behoudt MWingz zich het recht voor om een MVO-evaluatie te vragen die wordt afgeleverd door een derde professionele MVOorganisatie (bv. Ecovadis, Achilles, Oekom Research, Enablon, SMETA audit door SEDEX, …), en dit binnen de 3 maanden na ondertekening van het contract. Deze vragenlijst van een derde partij is ten laste van de Leverancier.
Version 1 – 15/03/2021
sean.vanginderdeuren@mwingz.be